KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to państwowa platforma służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur elektronicznych w jednej, ustandaryzowanej formie. System jest tworzony i utrzymywany przez Ministerstwo Finansów i docelowo ma objąć wszystkich przedsiębiorców wystawiających faktury VAT.
W praktyce oznacza to dużą zmianę w sposobie fakturowania, bo dokument przestaje być zwykłym PDF‑em czy wydrukiem, a staje się plikiem przesyłanym i zatwierdzanym centralnie przez system państwowy.
Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu KSeF, która po przesłaniu do systemu otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, tzw. numer KSeF. Taki dokument ma postać pliku XML, którego struktura jest ściśle określona przepisami.
Nie ma tu dowolności wyglądu ani pól – każda faktura musi być zgodna ze schematem narzuconą przez KSeF. To właśnie ta standaryzacja pozwala systemowi automatycznie przyjmować, weryfikować i archiwizować dokumenty.
Na dziś korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Ten etap funkcjonuje pod nazwą KSeF 1.0. Sytuacja zmieni się jednak w lutym i w kwietniu 2026 roku.
Poza określonymi wyjątkami, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmie wszystkie podmioty dokonujące transakcji opodatkowanych VAT. Dotyczy to zarówno czynnych podatników VAT, jak i przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT.
Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF zostało podzielone na etapy:
1. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek obejmie duże firmy, czyli podmioty, których sprzedaż wraz z podatkiem przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku.
2. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek zacznie dotyczyć małych i średnich firm.
3. Od 1 stycznia 2027 r. do KSeF dołączą mikroprzedsiębiorcy, których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie.
Warto pamiętać, że już od 1 lutego 2026 r. faktury zakupowe mogą trafiać do KSeF, nawet jeśli dana firma sama jeszcze nie ma obowiązku wystawiania faktur w tym systemie.
W przypadku faktury ustrukturyzowanej datą jej wystawienia jest data przyjęcia dokumentu przez KSeF. To moment, w którym system nadaje fakturze numer KSeF.
Jeżeli nabywcą jest firma lub osoba korzystająca z KSeF, za datę otrzymania faktury uznaje się właśnie moment nadania numeru KSeF. W sytuacji, gdy odbiorca nie korzysta z systemu, decyduje data faktycznego otrzymania faktury.
To istotna zmiana, bo wpływa m.in. na terminy księgowania dokumentów i rozliczenia podatkowe.
Obecnie, w ramach KSeF 1.0, z systemem zintegrowane są programy InsERT takie jak Subiekt GT, Subiekt nexo, Rachmistrz GT, Rewizor GT, Rachmistrz nexo, Rewizor nexo oraz Subiekt 123.
1 września 2025 r. zostało wyłączone środowisko testowe KSeF 1.0. W praktyce oznacza to brak możliwości zapewnienia pełnego wsparcia w przypadku problemów związanych z testami po tej dacie.
Ministerstwo Finansów zapowiedziało przerwę techniczną w dniach 26–31 stycznia 2026 r. W tym czasie KSeF 1.0 ma zostać zastąpiony nową wersją systemu, czyli KSeF 2.0.
Od 1 lutego 2026 r. integracja programów InsERT zostanie przełączona na KSeF 2.0, co oznacza, że użytkownicy tych systemów będą pracować już wyłącznie w nowym środowisku.
KSeF to jedna z największych zmian w obszarze fakturowania w ostatnich latach. Wprowadza centralny system, jednolity format faktur i nowe zasady dotyczące dat wystawienia oraz otrzymania dokumentów. Choć obecnie korzystanie z niego jest dobrowolne, już w 2026 roku stanie się obowiązkowe dla większości firm. Warto odpowiednio wcześnie przygotować systemy księgowe i procedury, aby przejście na KSeF przebiegło bez problemów.
