Koszty związane z informatyką są dziś nieodłącznym elementem prowadzenia biznesu. Komputery, drukarki, oprogramowanie, kopie zapasowe czy serwis to wydatki, których nie da się całkowicie wyeliminować. Można jednak nimi skutecznie zarządzać i ograniczyć niepotrzebne koszty. Wbrew pozorom oszczędzanie w IT nie polega na kupowaniu najtańszego sprzętu. Znacznie ważniejsze jest podejmowanie decyzji, które pozwolą uniknąć awarii, przestojów i nieprzewidzianych wydatków.
Oto 10 sprawdzonych sposobów na obniżenie kosztów IT w firmie.
Komputer używany w firmie powinien być przede wszystkim niezawodny. Tanie laptopy konsumenckie często kuszą ceną, ale ich trwałość pozostawia wiele do życzenia. Modele biznesowe, takie jak Dell Latitude, HP ProBook czy Lenovo ThinkPad, oferują lepszą jakość wykonania, mocniejsze zawiasy, wytrzymalsze obudowy i większą dostępność części zamiennych. Dzięki temu sprzęt może bezproblemowo pracować przez wiele lat, a koszt jego użytkowania w przeliczeniu na miesiąc jest często niższy niż w przypadku najtańszych konstrukcji. W przypadku awarii można też liczyć na szybka naprawę w siedzibie swojej firmy.
Nie każde stanowisko pracy wymaga nowego komputera. Do obsługi poczty elektronicznej, systemów księgowych, pakietu Office czy pracy biurowej bardzo dobrze sprawdzają się komputery poleasingowe klasy biznesowej. Za ułamek ceny nowego urządzenia można otrzymać sprzęt o wysokiej jakości wykonania, objęty u nasz 24 miesięczną gwarancją. Dla wielu małych i średnich firm jest to jeden z najprostszych sposobów na ograniczenie kosztów inwestycyjnych. O zaletach laptopów poleasingowych możesz przeczytać tu.
Kurz, wyschnięta pasta termoprzewodząca i przegrzewanie podzespołów to jedne z najczęstszych przyczyn awarii komputerów. Regularne czyszczenie układów chłodzenia pozwala:
Koszt konserwacji jest wielokrotnie niższy niż koszt wymiany płyty głównej czy zakupu nowego laptopa.
Przy zakupie drukarki większość firm zwraca uwagę wyłącznie na cenę urządzenia. Tymczasem najważniejsze są późniejsze koszty eksploatacji. Niedroga drukarka może generować bardzo wysokie koszty wydruku przez drogie tusze lub tonery. W wielu przypadkach bardziej opłacalnym rozwiązaniem okazuje się zakup urządzenia biznesowego o niższym koszcie wydruku pojedynczej strony. Warto regularnie analizować koszt wydruków i dobierać urządzenia do rzeczywistych potrzeb firmy. Warto też rozważyć używania dobrej jakości zatępczych tuszy i tonerów. O tym pisaliśmy w naszym jednym z poprzednich blogów.
Coraz więcej przedsiębiorstw korzysta z usług MPS (Managed Print Services), czyli zarządzania środowiskiem druku. W praktyce oznacza to:
Firma płaci za wykonane wydruki, a cała obsługa urządzeń pozostaje po stronie dostawcy. To rozwiązanie szczególnie dobrze sprawdza się w biurach, szkołach i instytucjach drukujących większe ilości dokumentów. Szczegóły oferty poruszane również były w jednym z naszym blogu.
Zakup tradycyjnych licencji oprogramowania nie zawsze jest najbardziej opłacalnym rozwiązaniem. Microsoft 365 daje dostęp do aktualnych wersji aplikacji Word, Excel, Outlook i PowerPoint w modelu abonamentowym. Nie musisz wydawać zdecydowanie większej kwoty na zakup wieczystej licencji, możesz to robić w ratach mieięcznych lub rocznych. Dodatkowo każdy użytkownik otrzymuje:
Dzięki temu pracownicy mogą wygodnie pracować zarówno w biurze, jak i zdalnie, bez konieczności inwestowania w dodatkowe rozwiązania do przechowywania danych. wykaz pełnych różnic w modelach licencjonowania Microsfot Office znajdziesz w naszym blogu Microsoft 365 czy Office 2024? Porównanie i 8 powodów, dla których subskrypcja wygrywa
Przechowywanie ważnych dokumentów wyłącznie na komputerach pracowników to duże ryzyko. Usługi chmurowe pozwalają:
W wielu przypadkach chmura eliminuje konieczność zakupu dodatkowych serwerów i ogranicza koszty związane z zarządzaniem infrastrukturą IT. Możesz ją otrzymać w pakiecie Microsoft 365 i wykorzystać na bezpieczne archiwum.
Utrata danych może oznaczać wielodniowy przestój firmy. Koszt dysku do kopii zapasowych lub usługi backupu jest niewielki w porównaniu z kosztami odzyskiwania danych oraz utraty dokumentów, baz klientów czy danych księgowych. Backup powinien być wykonywany regularnie i przechowywany w więcej niż jednej lokalizacji.
Nieaktualne lub nielegalne programy mogą generować problemy związane z bezpieczeństwem oraz zgodnością z przepisami w tym szczególnie RODO. Korzystanie z legalnego oprogramowania daje:
W przypadku programów dla firm, takich jak systemy księgowe czy magazynowe, regularne aktualizacje są szczególnie istotne. Jako Partner Handlowy Insert wdrażamy automatyczne archiwum ERP w chmurze Insert.
Zakup sprzętu w jednym miejscu, oprogramowania w drugim, a serwisu w trzecim często prowadzi do niepotrzebnych komplikacji. Znacznie wygodniejsze jest korzystanie z usług jednego partnera, który zapewnia:
Pozwala to zaoszczędzić czas, szybciej rozwiązywać problemy i lepiej kontrolować koszty. O możliwościach współpracy z naszą firmą znajdziesz tutaj.
Oszczędności w IT nie powinny polegać na kupowaniu najtańszych rozwiązań. Znacznie większe korzyści przynosi wybór sprzętu dopasowanego do potrzeb firmy, regularny serwis, korzystanie z usług chmurowych oraz kontrolowanie kosztów drukowania. Dobrze zaplanowana infrastruktura IT pozwala nie tylko ograniczyć wydatki, ale również zwiększyć bezpieczeństwo danych i komfort pracy pracowników. Jeżeli chcesz sprawdzić, gdzie Twoja firma może zaoszczędzić na sprzęcie, drukowaniu lub oprogramowaniu, warto rozpocząć od analizy obecnych kosztów i dopasowania rozwiązań do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa. Nasi handlowcy mogą Ci w tym pomóc.
Tak. Biznesowe komputery poleasingowe Dell, HP czy Lenovo często oferują wysoką wydajność, trwałość i atrakcyjną cenę. Do pracy biurowej, księgowości czy obsługi klientów są często równie dobrym wyborem jak nowe urządzenia.
Microsoft 365 zapewnia zawsze aktualne wersje programów Word, Excel, Outlook i PowerPoint oraz dodatkowo 1 TB przestrzeni w chmurze OneDrive. Pozwala również korzystać z pakietu na kilku urządzeniach jednego użytkownika.
MPS (Managed Print Services) to usługa zarządzania drukiem obejmująca dostawę materiałów eksploatacyjnych, serwis i kontrolę kosztów wydruków. Rozwiązanie pomaga ograniczyć wydatki związane z drukowaniem i uniknąć nieprzewidzianych kosztów.
Największe oszczędności przynosi wybór odpowiedniego sprzętu, korzystanie z usług chmurowych, regularny serwis komputerów, kontrola kosztów druku oraz wdrożenie nowoczesnego oprogramowania, takiego jak Microsoft 365.
Tak, pod warunkiem korzystania ze sprawdzonych rozwiązań. Chmura pozwala zabezpieczyć dane przed utratą wskutek awarii komputera, kradzieży sprzętu czy przypadkowego usunięcia plików.
W większości firm zaleca się czyszczenie sprzętu co 12–24 miesiące. Regularna konserwacja poprawia chłodzenie, zmniejsza ryzyko awarii i wydłuża żywotność urządzeń.
